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Sistema Automático de Recolha de NPS Pós-Entrega

Este documento explica como construir um sistema totalmente automatizado que, 3 dias após a entrega de um projeto, envia automaticamente email e WhatsApp ao cliente pedindo feedback através de um formulário NPS.

Por Diogo Köpke, fundador da KopkAI9 min de leituraActualizado 17 de dezembro de 2025

O que vais aprender

Este documento explica como construir um sistema totalmente automatizado que, 3 dias após a entrega de um projeto, envia automaticamente email e WhatsApp ao cliente pedindo feedback através de um formulário NPS.

Resultado: Feedback consistente, sem trabalho manual, com taxa de resposta superior a qualquer follow-up manual.

Arquitectura do Sistema

Visão Geral

[Notion: Projetos] → [N8n: Workflow] → [Cliente recebe Email + WhatsApp] → [Tally: Formulário NPS]

Componentes Necessários

  1. Notion - Base de dados de projetos e clientes
  2. N8n - Motor de automação (pode ser Make ou Zapier)
  3. Gmail - Envio de emails
  4. Unipile - API para envio de WhatsApp
  5. Tally - Formulário de NPS (pode ser Typeform, Google Forms)

Parte 1: Estrutura no Notion

Base de Dados: Projetos

Campos obrigatórios:

  • Nome do Projeto (título)
  • Cliente (relação com base de clientes)
  • Status (select: Em andamento, Entregue, Cancelado)
  • Data de Entrega (data)

Base de Dados: Clientes

Campos obrigatórios:

  • Nome (título)
  • Email (email)
  • Telefone (phone - formato: +351912345678)

Dica: O telefone tem de estar no formato internacional completo, incluindo código do país.

Parte 2: Construção do Workflow no N8n

Node 1: Schedule Trigger

Configuração:

  • Trigger: Schedule
  • Execução: Todos os dias às 10:00

Por que 10:00?

  • Evita envios durante a noite
  • Aumenta probabilidade de abertura
  • Horário profissional

Node 2: Buscar Projetos Entregues

Ferramenta: Notion API Operação: Query Database Filtros:

{
  "filter": {
    "property": "Status",
    "select": {
      "equals": "Entregue"
    }
  }
}

O que faz: Traz todos os projetos com status "Entregue"

Node 3: Filtro de 3 Dias

Configuração:

Condição:
Data de Entrega = Hoje - 3 dias

Lógica:

  • Pega a data de entrega do projeto
  • Compara com a data atual menos 3 dias
  • Se coincidir, passa para o próximo passo

Por que 3 dias?

  • Cliente já teve tempo de experimentar
  • Ainda está fresco na memória
  • Não deixou passar tempo demais

Node 4: Loop Sobre Projetos

Ferramenta: Split in Batches Configuração:

  • Batch Size: 1 (processa um de cada vez)

Por que fazer loop?

  • Permite processar múltiplos projetos individualmente
  • Evita erros em massa
  • Facilita debug

Node 5: Buscar Dados do Cliente

Ferramenta: Notion API Operação: Get Page Input: ID do cliente vindo da relação

O que faz: Traz nome completo, email e telefone do cliente

Node 6: Envio de Email

Ferramenta: Gmail API Configuração:

  • To: {{ $json.property_e_mail }}
  • Subject: {{ $json.name.split(' ',1) }}...
  • Message: Template HTML (vê abaixo)

Elementos do Template:

  1. Header com logo/nome da empresa
  2. Saudação personalizada com primeiro nome
  3. Contexto: "passaram alguns dias..."
  4. CTA claro: botão para formulário
  5. Footer com contactos

Node 7: Envio de WhatsApp

Ferramenta: Unipile API Endpoint: POST /api/v1/chats Headers:

  • X-API-KEY: [tua chave API]
  • accept: application/json

Body:

{
  "attendees_ids": "351912345678@s.whatsapp.net",
  "account_id": "[tua conta Unipile]",
  "text": "Mensagem aqui"
}

Formato do número:

  • Sem espaços
  • Sem símbolo +
  • Termina em @s.whatsapp.net
  • Exemplo: 351912345678@s.whatsapp.net

Parte 3: Templates de Mensagens

Template de Email (HTML)

<!DOCTYPE html>
<html lang="pt">
<head>
  <meta charset="UTF-8">
  <meta name="viewport" content="width=device-width, initial-scale=1.0">
  <title>O teu feedback conta</title>
</head>
<body style="margin: 0; padding: 0; font-family: -apple-system, BlinkMacSystemFont, 'Segoe UI', Roboto, sans-serif; background-color: #f5f5f5;">

  <table role="presentation" width="100%" cellspacing="0" cellpadding="0" border="0">
    <tr>
      <td align="center" style="padding: 40px 20px;">
        <table role="presentation" width="600" cellspacing="0" cellpadding="0" border="0" style="background-color: #ffffff; border-radius: 8px; box-shadow: 0 2px 8px rgba(0,0,0,0.08);">

          <!-- Header -->
          <tr>
            <td style="background-color: #000000; padding: 32px 40px; text-align: center;">
              <div style="font-size: 28px; font-weight: 800; color: #7DD3E8;">TUA MARCA</div>
            </td>
          </tr>

          <!-- Body -->
          <tr>
            <td style="padding: 48px 40px;">
              <p style="margin: 0 0 24px 0; font-size: 18px; color: #1a1a1a;">
                Olá {{ nome_cliente }},
              </p>

              <p style="margin: 0 0 20px 0; font-size: 16px; color: #333333; line-height: 1.6;">
                Passaram alguns dias desde que entregámos o teu projeto e queria saber como está a correr.
              </p>

              <p style="margin: 0 0 20px 0; font-size: 16px; color: #333333; line-height: 1.6;">
                Preparei um formulário rápido, menos de 2 minutos, para perceber o que correu bem e o que posso melhorar.
              </p>

              <p style="margin: 0 0 32px 0; font-size: 16px; color: #333333; line-height: 1.6;">
                O teu feedback ajuda-me a entregar cada vez melhor.
              </p>

              <!-- CTA Button -->
              <table role="presentation" cellspacing="0" cellpadding="0" border="0" style="margin: 0 auto;">
                <tr>
                  <td style="border-radius: 6px; background: linear-gradient(135deg, #7DD3E8 0%, #5BC4D9 100%);">
                    <a href="[LINK_FORMULARIO]" target="_blank" style="display: inline-block; padding: 16px 40px; font-size: 16px; font-weight: 600; color: #000000; text-decoration: none;">
                      Dar feedback →
                    </a>
                  </td>
                </tr>
              </table>

              <p style="margin: 40px 0 0 0; font-size: 15px; color: #666666;">
                Obrigado,<br>
                <strong style="color: #1a1a1a;">[Teu Nome]</strong>
              </p>
            </td>
          </tr>

          <!-- Footer -->
          <tr>
            <td style="background-color: #fafafa; padding: 24px 40px; border-top: 1px solid #eaeaea;">
              <table role="presentation" width="100%">
                <tr>
                  <td style="font-size: 13px; color: #888888;">
                    <strong>[Tua Empresa]</strong>
                  </td>
                  <td align="right" style="font-size: 13px;">
                    <a href="[teu_website]" style="color: #7DD3E8; text-decoration: none;">
                      [teu_website]
                    </a>
                  </td>
                </tr>
              </table>
            </td>
          </tr>

        </table>
      </td>
    </tr>
  </table>

</body>
</html>

Template de WhatsApp (Texto)

Olá {{ nome_cliente }} 👋

Passaram alguns dias desde a entrega do projeto e queria saber como está a correr.

Preparei um formulário rápido (menos de 2 min) para perceber o que correu bem e onde posso melhorar.

O teu feedback ajuda-me muito 🙏

👉 [LINK_FORMULARIO]

Obrigado!

Notas importantes:

  • WhatsApp não suporta HTML
  • Mantém simples e directo
  • Usa emojis com moderação
  • Link deve ser claro e clicável

Parte 4: Formulário NPS no Tally

Estrutura Recomendada

Página 1: Nota NPS

Pergunta: "Numa escala de 0 a 10, quão provável é que recomendarias os nossos serviços a um amigo ou colega?"

  • Tipo: Escala de 0-10
  • Obrigatória: Sim
  • Lógica:

Página 2A: Detratores (0-6)

Pergunta: "Lamentamos que a experiência não tenha sido positiva. O que poderíamos ter feito melhor?"

  • Tipo: Texto longo
  • Obrigatória: Sim

Página 2B: Passivos (7-8)

Pergunta: "Obrigado pela avaliação. O que poderíamos melhorar para te dar uma experiência de 10?"

  • Tipo: Texto longo
  • Obrigatória: Não

Página 2C: Promotores (9-10)

Pergunta 1: "Fantástico! O que mais gostaste no processo?"

  • Tipo: Texto longo
  • Obrigatória: Sim

Pergunta 2: "Poderíamos usar o teu feedback como testemunho?"

  • Tipo: Sim/Não
  • Obrigatória: Sim

Página Final: Agradecimento

Mensagem: "Obrigado pelo teu tempo! O teu feedback é essencial para continuarmos a melhorar."

CTA: "Voltar ao website"

Campos Ocultos Importantes

Adiciona estes campos no Tally para tracking:

  • projeto_id - ID do projeto no Notion
  • cliente_id - ID do cliente
  • data_envio - Data do envio do formulário
  • canal - "email" ou "whatsapp"

Como passar: Adiciona ao URL do formulário

https://tally.so/r/SEU_ID?projeto_id=123&cliente_id=456&data_envio=2024-12-17&canal=email

Parte 5: Integrações e APIs

Unipile para WhatsApp

O que é: Unipile é uma API que permite enviar mensagens em múltiplas plataformas (WhatsApp, LinkedIn, Instagram) através de uma única interface.

Setup:

  1. Cria conta em unipile.com
  2. Conecta tua conta WhatsApp Business
  3. Obtém API key e Account ID
  4. Testa envio manual primeiro

Endpoint de envio:

POST https://api14.unipile.com:14412/api/v1/chats

Vantagens:

  • Mais estável que APIs não oficiais
  • Suporta múltiplos canais
  • Menos risco de ban
  • Boa documentação

Alternativas:

  • Twilio (mais caro, mais robusto)
  • WATI (focado em WhatsApp)
  • 360dialog (partner oficial WhatsApp)

Gmail API

Setup:

  1. Console Google Cloud
  2. Activa Gmail API
  3. Cria credenciais OAuth2
  4. Autoriza no N8n

Limites:

  • 500 emails/dia (conta gratuita)
  • 2000 emails/dia (Google Workspace)

Alternativas:

  • SendGrid (mais profissional)
  • Mailgun (boa deliverability)
  • Amazon SES (muito barato)

Notion API

Setup:

  1. Notion.so → Settings & Members → Integrations
  2. Cria nova integração
  3. Copia Internal Integration Token
  4. Partilha bases de dados com a integração

Dica: Cria uma integração específica para cada workflow. Facilita debug e segurança.

Parte 6: Boas Práticas

Timing

Por que 3 dias?

  • 1 dia: demasiado cedo, cliente ainda a configurar
  • 7 dias: já esqueceu detalhes
  • 3 dias: sweet spot

Testa outros timings:

  • B2B complexo: 7 dias
  • Produto simples: 1 dia
  • Serviço recorrente: 30 dias

Personalização

Obrigatório:

  • Primeiro nome no email
  • Referência ao projeto específico
  • Tom que corresponde à comunicação anterior

Extra:

  • Mencionar algo específico do projeto
  • Incluir screenshot do resultado
  • Referenciar conversa anterior

Follow-up

Se não responder:

  • Não envies o mesmo pedido duas vezes
  • Considera um lembrete após 7 dias
  • Muda o ângulo: "ainda estás satisfeito?"

Se responder:

  • Detratores: contacta pessoalmente em 24h
  • Passivos: agradece e implementa feedback
  • Promotores: pede testemunho específico

Segmentação

Considera enviar apenas para:

  • Projetos acima de X valor
  • Clientes que pagaram a tempo
  • Primeiros X clientes (aprendizagem)
  • Clientes com potencial de recompra

Compliance e RGPD

Obrigatório:

  • Cliente deu consentimento para comunicação
  • Link de unsubscribe (especialmente email)
  • Dados guardados de forma segura
  • Opção de exportar/eliminar dados

Parte 7: Métricas e Optimização

KPIs a Acompanhar

Taxa de Abertura:

  • Email: 40-60% é bom
  • WhatsApp: 90%+ esperado

Taxa de Resposta:

  • Objetivo: 30-50%
  • Se abaixo: rever mensagens

Distribuição NPS:

  • Detratores: 0-20% aceitável
  • Passivos: 30-50% normal
  • Promotores: 30-70% óptimo

Score NPS Final:

NPS = % Promotores - % Detratores

Benchmark:

  • < 0: Problema sério
  • 0-30: OK, mas há muito a melhorar
  • 30-70: Bom
  • 70+: Excelente

A/B Testing

O que testar:

  • Subject line do email
  • Timing (3 dias vs 7 dias)
  • Canal (só email vs email+WhatsApp)
  • Tom da mensagem (formal vs casual)
  • Incentivo (sem vs com desconto próxima compra)

Ferramenta: Divide a lista em dois grupos aleatórios e testa uma variável de cada vez.

Optimizações Rápidas

Se taxa de resposta baixa:

  1. Encurta a mensagem
  2. Faz CTA mais óbvio
  3. Reduz fricção (menos perguntas no form)
  4. Adiciona incentivo (10% desconto próximo serviço)

Se NPS baixo:

  1. Analisa feedback qualitativo
  2. Identifica padrões em detratores
  3. Corrige processos internos
  4. Re-envia pesquisa após melhoria

Parte 8: Erros Comuns e Troubleshooting

Problema: WhatsApp não envia

Causas possíveis:

  • Formato do número errado
  • Conta WhatsApp não conectada no Unipile
  • API key expirada ou inválida
  • Conta WhatsApp banida por spam

Solução:

  1. Testa envio manual via Unipile dashboard
  2. Verifica logs do N8n
  3. Confirma formato: país+número@s.whatsapp.net
  4. Não envies para mais de 50 números/dia

Problema: Emails vão para spam

Causas:

  • Domínio sem SPF/DKIM configurado
  • Volume alto de emails súbito
  • Conteúdo com palavras "spam"
  • Emails sem link de unsubscribe

Solução:

  1. Configura SPF e DKIM no domínio
  2. Aquece o domínio (começa com poucos emails)
  3. Usa serviço dedicado (SendGrid)
  4. Testa com mail-tester.com

Problema: Filtro de 3 dias não funciona

Causas:

  • Data no formato errado
  • Timezone diferente
  • Campo de data vazio no Notion

Solução:

// No N8n, usa esta expressão:
{{ $json.data_entrega.toDateTime().format('yyyy-MM-dd') }}
===
{{ $now.minus(3,'days').format('yyyy-MM-dd') }}

Problema: Loop infinito

Causas:

  • Condição de saída do loop errada
  • Split in Batches sem ligação correcta

Solução:

  • Confirma que Split in Batches tem duas saídas
  • Output 1: Continua loop
  • Output 2: Processa item actual

Parte 9: Extensões do Sistema

Nível 2: Notificação Slack

Adiciona node após recepção de NPS:

  • Se Detrator → notifica canal #urgente
  • Se Promotor → notifica canal #wins

Nível 3: Actualização Automática CRM

Adiciona score NPS como campo no Notion:

  • Cliente → Propriedade "NPS Médio"
  • Recalcula após cada feedback
  • Usa para segmentação futura

Nível 4: Geração de Testemunhos

Se Promotor + autorização:

  • Envia para base de testemunhos
  • Cria imagem com quote (via Canva API)
  • Agenda post no Instagram

Nível 5: AI para Análise de Feedback

Usa OpenAI para:

  • Categorizar feedback automaticamente
  • Extrair temas comuns
  • Gerar relatório mensal
  • Sugerir acções de melhoria

Parte 10: Checklist de Implementação

Setup Inicial (2-3 horas)

  • Bases de dados no Notion criadas
  • Campos obrigatórios todos preenchidos
  • Projetos teste criados
  • Notion API conectada ao N8n
  • Gmail API autorizada
  • Unipile conta criada e WhatsApp conectado
  • Formulário Tally criado e testado

Workflow N8n (1-2 horas)

  • Schedule trigger configurado
  • Query Notion funcional
  • Filtro de data a funcionar
  • Loop configurado correctamente
  • Template email adaptado à tua marca
  • Template WhatsApp escrito
  • Teste manual executado com sucesso

Testes (1 hora)

  • Cria projeto teste
  • Muda data de entrega para hoje - 3 dias
  • Aguarda trigger ou executa manual
  • Verifica recepção de email
  • Verifica recepção de WhatsApp
  • Preenche formulário
  • Confirma recepção de dados

Go Live (ongoing)

  • Activa workflow
  • Monitoriza primeiros 5 envios
  • Ajusta com base em feedback
  • Documenta melhorias
  • Partilha com equipa

Conclusão

Este sistema transforma a recolha de feedback de tarefa manual e inconsistente em processo automático e sistemático.

Benefícios concretos:

  • 100% dos clientes recebem pedido de feedback
  • Timing óptimo (3 dias) maximiza resposta
  • Multi-canal (email + WhatsApp) aumenta alcance
  • Dados estruturados permitem análise e acção
  • Zero trabalho manual após setup

Próximos passos:

  1. Implementa versão básica
  2. Testa com 5-10 clientes
  3. Optimiza com base em resultados
  4. Expande com funcionalidades nível 2-5
  5. Documenta e treina equipa

Recursos adicionais:

  • Template N8n: [disponível mediante pedido]
  • Template Notion: [link]
  • Template Tally: [link]
  • Vídeo tutorial: [link]

Sobre o Autor

Este sistema foi desenvolvido e testado pela KopkAI, consultoria especializada em automações e IA para PMEs.

Ajudamos empresas entre 2 e 30 pessoas a escalar resultados sem escalar equipa, através de sistemas inteligentes que eliminam trabalho manual.

Se precisas de ajuda a implementar este sistema ou a criar automações custom para o teu negócio, fala comigo.

Contacto: wa.me/926200626

kopkai.com

Última actualização: Dezembro 2025 Versão: 1.0

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